En los últimas semanas gran parte del sector empresarial se ha visto forzado  al teletrabajo. Se nos ha instado a reunirnos de forma telemática y los medios digitales están cobrando más importancia que nunca. Así pues, como en todo momento de cambio, existe la posibilidad de reinventarse con un nuevo formato de evento: El evento virtual o evento online.

El evento virtual es tu nueva herramienta de comunicación para situaciones que requieren comunicación telemática

Pero cómo, cómo se organiza un evento virtual… No te preocupes porque en este artículo te vamos a enseñar cómo organizar un evento virtual y las claves para hacerlo de forma exitosa, ¿Estás preparado? Pues empecemos…

Ventajas de realizar eventos online

Planificar eventos virtuales se está convirtiendo en una necesidad para las empresas y esto, lejos de resultar un inconveniente, tiene varios beneficios. Estos son algunos de los más importantes:

Reducción de costes

Los costes en la organización del evento como en el desarrollo, viajes, dietas, etc. se ven reducidos, de modo que la empresa puede ahorrar la mayor parte de ese capital para invertirlo en otras partidas.

Aumento en la tasa de asistencia

Al tratarse de eventos digitales en los que se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a internet y un ordenador o teléfono móvil, la tasa de asistencia tiende a ser mayor.

Acceso a datos y resultados medibles

Poder tener un acceso directo en tiempo real a los datos de las personas que están participando en el evento es sumamente valioso ya que nos va a permitir recopilar muchísima información valiosa para la empresa y con la que se podrá medir de formaeficiente el retorno de la inversión que estamos teniendo.

Como has podido observar, estas son grandes ventajas que convierten a los eventos virtuales en una buena alternativa a las reuniones tradicionales, ferias y cualquier otro tipo de evento corporativo que se te ocurra.

Pasos para organizar un evento virtual

A continuación, vamos a ver cuáles son las claves fundamentales para tener éxito cuando organicemos un evento virtual como, elegir el formato ideal en el que lo transmitiremos, tener perfectamente dibujado nuestro target o público objetivo, cuáles son sus recursos, qué idioma habla y detalles que bien planificados ayudarán a conseguir que nuestro evento sea un éxito y cumpla con los objetivos que nos hemos marcado.

Si es la primera vez que organizas un evento virtual, ¡no te preocupes! No es tan diferente de preparar un evento físico, al fin y al cabo, las acciones que tendrás que realizar son casi las mismas, pero cambiando el entorno. En los eventos tradicionales trabajarías en un entorno físico contratando un venue, enviando entradas… y en un evento virtual realizas esas acciones pero dentro del entorno digital.

Vamos a explicártelo de forma muy sencilla en solo 4 pasos:

1. Definir el formato y la plataforma en la que se desarrollará el evento

Exactamente igual que cuando organizamos un evento tradicional en el mundo físico, tenemos que encontrar el formato ideal para nuestro evento digital. Puede ser una charla o conferencia online, un taller, un curso virtual, una reunión en remoto.

Una vez hemos escogido un formato hay que buscar la plataforma que se le adecue más. Puedes hacer un Webinar que tus asistentes puedan guardar y repasar, una  jam session con presentación interactiva para que tus compañeros puedan actuar en tiempo real, un streaming con posibilidad de preguntas y respuestas…

Hay muchísimas formas de hacerlo, y encontrar la adecuada es clave para asegurarte que la información que quieres aportar llega a tu público, ya que a diferencia de un evento tradicional en el que por lo general las personas se quedarán hasta el final, en un evento digital es más fácil la desconexión. Es decir, es más fácil que el público abandone si no encuentra lo que está buscando.

Entonces, ¿cuál es la clave? ¿cómo puedo lograr que mi público se sienta satisfecho y no abandone? El mundo digital nos da la oportunidad de ofrecer una experiencia única a nuestros usuarios ya que disponemos de un sinfín de recursos para lograrla. La realidad virtual, animciones 3D, infografías, gráficos interactivos o inteligencia artificial, son recursos a tu alcance para hacer que tu evento sea de lo más atractivo y enriquecedor para tu público.

2. Conocer a tu target y adaptarte a él

Cada público es diferente y para que tu evento tenga éxito debes conocer al tuyo a la perfección. Saber cómo se comporta, qué le gusta, si tiene conocimientos tecnológicos o no, son datos que te ayudarán a organizar tu evento de forma que pueda llegar mejor a ese público al que quieres dirigirte.

3. La promoción del evento es un punto clave del éxito

Si nadie se entera de que existe tu evento, obviamente el evento será un auténtico fracaso. Por eso, al igual que harías con una reunión tradicional, tienes que informar a todo el mundo al que pueda interesarle cuándo tendrá lugar el evento, dónde y por qué deben asistir.

La promoción es clave para conseguir un evento virtual de éxito.

Tenemos infinitas posibilidades online para promocionarnos y llegar a muchísimas personas a un coste realmente bajo hoy en día. Es una buena oportunidad  de darnos a conocer y dar a conocer lo que hace nuestra empresa.

Podemos empezar haciendo promoción en las redes sociales en las que esté nuestro público, compartiendo publicaciones, etc. Pero si queremos mayor afluencia y llegar a más gente, no nos podemos quedar en eso ya que el alcance en las redes sociales es realmente bajo para las empresas. Desde email marketing a campañas en Facebook Ads o Google son algunas acciones que puedes realizar además de publicar en las redes sociales en las que se encuentre tu público.

Aprovecha el potencial de Instagram y crea videos mostrando algunos avances de lo que será el evento, por ejemplo,  explica a tus usuarios cómo pueden acceder a él de forma fácil y sencilla (sobre todo si se trata de un público que no domine los medios digitales).

4. Repasar todos los detalles

Después de tener una imagen clara de tu público objetivo, seleccionar el formato y la plataforma para llevar a cabo el evento y promocionarlo en las redes apropiadas, es importante revisar que todo está correcto antes de lanzarlo.

Asegúrate de que la plataforma que vas a utilizar tenga el soporte necesario y que no haya ningún tipo de problema con la conexión o la experiencia de usuario, que el formato que has elegido transmita adecuadamenteel mensaje que quieres transmitir y que sea atractivo para los usuarios, de modo que puedas mantener su atención y evites el rebote.

Conclusión

El éxito de tu evento virtual dependerá en parte de una buena planificación, pero recuerda que tendrás prácticamente el éxito en tu mano si eres creativo y sabes utilizar la tecnología a tu favor para presentar innovaciones que impacten y sorprendan 😉.